REGULAMIN

korzystania z serwisu KancelariaOnline

1/2025

(obowiązuje od 01 lipca 2025 roku)

• 1. DEFINICJE

Usługodawca – Marek Mędrek, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „DEVCOMM ICT Marek Mędrek”, Aleja Warszawska 102/4, 20-824 Lublin, NIP 946-190-59-33.

Usługobiorca – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (przedsiębiorca) lub osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, dla której zgodnie z danymi zawartymi w szczególności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub KRS, umowa posiada charakter zawodowy i jest związana bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą. Usługa nie jest dostępna dla konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu Cywilnego.

Użytkownik – każda osoba korzystająca z Usługi (Usługobiorca będący osobą fizyczną może być równocześnie Użytkownikiem).

Usługa – usługa KancelariaOnline świadczona na odległość przez Usługodawcę na zasadach określonych w Regulaminie za pośrednictwem Internetu (online) w modelu Software as a service (SaaS), przeznaczona do bieżącego zarządzania dokumentacją, terminami i czynnościami w prowadzonych sprawach oraz umożliwiająca przechowywanie plików cyfrowych; dostępna przez stronę internetową https://system.kancelariaonline.com.pl

Regulamin/OWU – niniejszy dokument określający zasady i warunki świadczenia usługi drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zawierający także Ogólne Warunki Umowy wraz z załącznikami.

Umowa – umowa dostępu testowego, terminowa odnawialna, niestandardowa, która została lub zostanie zawarta z Usługobiorcą lub osobą zainteresowaną jej zawarciem.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), ze zmianami.

• 2. OŚWIADCZENIA USŁUGOBIORCY

1. Usługobiorca oświadcza, że zawiera umowę na korzystania z Usługi jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą i/lub reprezentujący osobę prawną (w tym spółkę prawa handlowego), jednostkę samorządu terytorialnego, jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, dla których zgodnie z danymi zawartymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub KRS lub nadanym statucie, umowa posiada charakter zawodowy i jest związana bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą.
2. Usługodawca umożliwił mu zapoznanie się z niniejszym Regulaminem przed zawarciem Umowy, miał czas na zapoznanie się z nim oraz na zwrócenie się do Usługodawcy o wyjaśnienie kwestii objętych niniejszym Regulaminem i wobec tego Usługobiorca akceptuje Regulamin bez zastrzeżeń.

• 3. PRZEDMIOT ŚWIADCZENIA – RODZAJ I ZAKRES USŁUGI

1. Usługa KancelariaOnline jest świadczona drogą elektroniczną za pośrednictwem sieci Internet (online) na rzecz Usługobiorców. Dostęp do usługi jest zapewniony za pośrednictwem strony internetowej https://system.kancelariaonline.com.pl .
2. Celem Usługi jest umożliwienie Użytkownikowi przetwarzania danych oraz przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej przy zastosowaniu rozwiązań technicznych mających za zadanie zoptymalizowanie zarządzania czynnościami i dokumentami w bieżącej pracy Użytkowników. Szczegółowy zakres funkcji uzależniony jest od wybranego wariantu Usługi, które zostały określone na stronie internetowej https://kancelariaonline.com.pl .
3. Usługodawca może rozwijać Usługę, czyli modyfikować funkcjonalności, jak też dodawać nowe lub zastępować jedne funkcjonalności innymi. Rozwój Usługi nie wymaga odrębnej zgody Usługobiorcy, jak również nie stanowi podstawy do obniżenia opłat za korzystanie z Usługi.
4. Usługodawca podejmuje starania objęte racjonalną oceną ryzyka, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Usługi pod względem technicznym oraz formalnoprawnym, w tym dla zapewnienia ciągłości świadczonej Usługi i szacuje jej dostępność na poziomie 98 %, przy czym jej niedostępność z powodu planowanych przerw technicznych nie przekracza 2% w skali roku.
5. Usługodawca nie jest zobligowany do jakichkolwiek innych świadczeń, nieprzewidzianych w Regulaminie – chyba że Strony postanowiły inaczej. Jeżeli z powszechnie obowiązujących przepisów prawnych wynikają obowiązki realizacji przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy także innych świadczeń niż określone w Regulaminie, w takim zakresie w jakim jest to dopuszczalne w świetle tych przepisów, wyłącza się je.

• 4. WSPARCIE SZKOLENIOWO – WDROŻENIOWE

1. Usługobiorcy przysługuje usługa dodatkowa w postaci wsparcia szkoleniowo – wdrożeniowego w wymiarze 1 godziny w okresie rozliczeniowym. Każda kolejna godzina będzie płatna według stawki ustalonej w Cenniku, stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu.
2. Usługa wsparcia szkoleniowo-wdrożeniowego odbywa się drogą porozumiewania się na odległość z jednoczesnym przekazywaniem obrazu i dźwięku. Strony mogą zgodnie ustalić inną formę świadczenia wsparcia szkoleniowo-wdrożeniowego.

• 5. WARUNKI KORZYSTANIA Z USŁUGI:

1. Do poprawnego działania Usługi niezbędne jest urządzenie stacjonarne lub mobilne z dostępem do Internetu oraz oprogramowanie zewnętrznych podmiotów w postaci systemu operacyjnego i przeglądarki Internetowej (np. Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox). Użytkownik powinien korzystać z najnowszej, oficjalnej wersji danej przeglądarki. Wymogi mogą ulegać zmianom i zmiany takie nie stanowią zmiany Regulaminu ani Umowy. Koszty dostosowania się do wymogów technicznych, także wynikających ze zmian wprowadzonych w trakcie okresu związania Umową, ponosi Usługobiorca lub Użytkownik.
2. Usługa wykorzystuje pliki cookies (znaczniki internetowe) do poprawnego działania (cookies techniczne) oraz zapamiętywania niektórych ustawień użytkownika (cookies preferencyjne).
3. Zabrania się Usługobiorcy i Użytkownikom umieszczania w Usłudze treści o charakterze bezprawnym.
4. W razie otrzymania przez Usługodawcę urzędowego zawiadomienia lub uzyskania wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze danych umieszczonych w Usłudze przez Usługobiorcę lub Użytkownika lub związanej z tymi danymi działalności, Usługodawca przeprowadza dezaktywację usługi polegającą na:
5. a) niezwłocznym uniemożliwieniu dostęp do tych danych,
6. b) natychmiastowego zablokowania dostępu do Usługi Usługobiorcy i Użytkownikom.
7. W przypadku uzyskania wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze przechowywanych danych Usługodawca niezwłocznie zawiadomi Usługobiorcę o zamiarze uniemożliwienia do nich dostępu.
8. Użytkownik jest związany postanowieniami Regulaminu skierowanymi do Użytkownika i podlega w tym zakresie odpowiedzialności niezależnie od odpowiedzialności Usługobiorcy.
9. Usługa może być czasowo niedostępna z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, a także w związku z modyfikacjami, konserwacją, testowaniem czy aktualizowaniem Usługi. O planowanych pracach technicznych, skutkujących przerwą w działaniu Usługi, Usługodawca będzie informował Usługobiorców z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem drogą elektroniczną (np. email, pop-up). Okresy niedostępności Usługi z przyczyn, o których mowa powyżej nie mają wpływu na bieg okresu obowiązywania Umowy i są traktowane jak realizacja Umowy zgodnie z ustaleniami Stron.
10. Zabrania się wykorzystywania Usługi do celów sprzecznych z Regulaminem i jej przeznaczeniem oraz wszelkich prób intencjonalnego zakłócania działania Usługi, w tym w szczególności prób przełamywania zabezpieczeń, uzyskania dostępu do danych innych Użytkowników lub Usługobiorców.
11. Usługa do swego prawidłowego działania wykorzystuje oprogramowanie stanowiące przedmiot własności intelektualnej. Zakazuje się wszelkich prób naruszenia praw autorskich do oprogramowania, w szczególności jakiejkolwiek ingerencji w kod źródłowy lub próby jego pozyskania w całości lub części i wykorzystania bez zgody podmiotów, którym prawa te są przynależne.

• Usługodawca oświadcza, iż niezależnie od podjętych działań na rzecz zabezpieczenia Usługi przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich (danymi autoryzacyjnymi w postaci loginu oraz hasła, stosowania certyfikatu SSL, możliwość autoryzacji dwuskładnikowej), ze względu na publiczny charakter sieci Internet i korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną w modelu SaaS, Usługobiorca oraz Użytkownicy muszą liczyć się z zagrożeniem w postaci prób pozyskania i modyfikowania gromadzonych w Usłudze danych przez osoby nieuprawnione, w szczególności prób pozyskania danych autoryzacyjnych do Usługi. Z tego względu Usługodawca zaleca stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych dla ochrony danych, zgodnie z wymaganiami RODO i innych obowiązujących ich aktów prawnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych, w szczególności wykorzystywanie dwuskładnikowej metody autoryzacji.
• 6. RODZAJE UMÓW I TRYB ICH ZAWARCIA

1. Usługodawca świadczy Usługę wyłącznie na rzecz osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, osób prawnych (w tym spółek handlowych, jednostek samorządu terytorialnego, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, dla których zgodnie z danymi zawartymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub KRS, umowa posiada charakter zawodowy i jest związana bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tym samym Usługa nie jest świadczona na rzecz konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
2. Usługa może być świadczona Usługobiorcy wyłącznie po zawarciu umowy w języku polskim i według prawa polskiego w rodzaju umowy:
3. dostępu testowego, tj. na czas określony 30 dni.
4. terminowej odnawialnej, tj. zawartej na czas określony 12 miesięcy, po upływie których umowa ulega automatycznemu przedłużeniu na kolejny okres 12 miesięcy,
5. niestandardowej, tj. na okres i na warunkach określonych w odrębnej umowie.
6. Prawa i obowiązki stron umowy dostępu testowego oraz terminowej odnawialnej określa zaakceptowany formularz zamówienia, niniejszy Regulamin oraz Regulaminy akcji promocyjnych. Regulaminy są publikowane na stronie https://kancelariaonline.com.pl/regulamin-uslugi/ a Usługobiorca ma obowiązek zapoznania się z ich treścią przed wysłaniem formularza zamówienia.
7. W przypadku rozbieżności między Regulaminem a formularzem zamówienia, pierwszeństwo ma treść formularza zamówienia.
8. Postanowienia umowy niestandarodwej mają pierwszeństwo przed postanowieniami Regulaminu.
9. Celem zawarcia umowy Usługobiorca dokonuje wyboru właściwej oferty, wprowadza wszelkie wymagane dane poprzez wypełnienie formularza zamówienia właściwego dla:
10. umowy dostępu testowego – https://kancelariaonline.com.pl/formularz-zamowienia-indywidualnego-demo/
11. umowy terminowej odnawialnej – https://kancelariaonline.com.pl/cennik/
12. Do zawarcia umowy wymaga się akceptacji Regulaminu oraz złożenia niezbędnych oświadczeń.
13. Umowa dostępu testowego lub terminowa odnawialna zostaje zawarta w momencie przyznania dostępu do Usługi, o czym Usługobiorca zostaje powiadomiony w wiadomości e-mail przesłanej na wskazany przez siebie adres poczty elektronicznej.
14. Umowę niestandardową zawiera się na piśmie lub elektronicznie, po uprzednim zgłoszeniu Usługodawcy zapotrzebowania telefonicznie lub mailowo na adres opublikowany na stronie internetowej https://kancelariaonline.com.pl oraz uzgodnieniu postanowień umowy.

• Wszelkie informacje zawarte na stronie internetowej https://kancelariaonline.com.pl, w tym materiały informacyjne, nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 i art. 66¹ Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy zgodnie z art. 71 Kodeksu cywilnego.
• 7. OPŁATY ZA USŁUGĘ

1. Usługa jest świadczona odpłatnie zgodnie z aktualnym Cennikiem (załącznik nr 1 do Regulaminu).
2. O każdej zmianie Cennika Usługodawca informuje Usługobiorcę za pośrednictwem poczty elektronicznej, jak również podlega on publikacji na stronie internetowej https://KancelariaOnline.com.pl . Nowy Cennik znajduje zastosowanie do umowy począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, następującego po dniu poinformowania Usługobiorcy o nowym brzmieniu Cennika lub jego opublikowaniu.
3. W umowie dostępu testowego lub terminowej odnawialnej za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc. Za każdy rozpoczęty okres rozliczeniowy Usługodawcy przysługuje z góry pełne wynagrodzenie – wcześniejsze rozwiązanie umowy lub zaprzestanie korzystania z Usługi nie stanowi podstawy do zwrotu wynagrodzenia w całości lub części.
4. W przypadku, gdy Usługobiorca deklaruje jednorazową płatność za okres 12 miesięcy, Usługodawca udziela rabatu w wysokości określonej w Cenniku (załącznik nr 1 do Regulaminu).
5. Płatność za Usługę oraz usługi dodatkowe następuje przelewem na podstawie wystawianej przez Usługodawcę faktury VAT pro-forma lub w innej formie udostępnionej na stronie internetowej https://KancelariaOnline.com.pl ). Po uiszczeniu zapłaty, Usługodawca wystawia fakturę VAT.
6. Skorzystanie z form płatności innych niż przelew, wymaga spełnienia przez Usługobiorcę warunków oraz zaakceptowania regulaminów udostępnionych przez dostawców tych usług płatniczych.
7. Usługodawca jest uprawniony do wystawienia faktury VAT pro-forma od chwili zawarcia Umowy. faktura VAT pro-forma określa numer rachunku bankowego oraz termin płatności, który jednak nie może być krótszy niż 14 dni od dnia jej wystawienia.
8. Za datę spełnienia świadczenia uznaje się datę uznania środków na rachunku bankowym Usługodawcy.
9. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z wyrażeniem przez Usługobiorcę zgody na wystawianie i dostarczanie faktur elektronicznych, na wskazany przez siebie adres poczty elektronicznej. Zgoda może być w każdym czasie odwołana, co skutkuje naliczeniem dodatkowych opłat przewidzianych w Cenniku (załącznik nr 1 do Regulaminu).

• Przesłanie faktury elektronicznej na adres poczty elektronicznej, o którym mowa w ust. 7 jest równoznaczne z doręczeniem faktury Usługobiorcy. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieotrzymanie faktury elektronicznej, jeżeli jest to spowodowane przyczyną niezależną od Usługodawcy, w szczególności wskutek: podania nieprawidłowego lub nieistniejącego adresu; utraty dostępu do adresu; braku dostępu do połączenia internetowego; przypadkowego usunięcia wiadomości, zakwalifikowania wiadomości jako spam, nieuzasadnionego uznania wiadomości za zagrażającą bezpieczeństwu systemów komputerowych.
• 8. ROZWIĄZANIE UMOWY

1. Umowa dostępu testowego ulega rozwiązaniu po upływie 30 dni od dnia jej zawarcia. Ponowne zawarcie umowy dostępu testowego może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 3-miesięcy od dnia jej rozwiązania.
2. Umowa terminowa odnawialna ulega rozwiązaniu z upływem okresu:
   1. na jaki została zawarta, jeśli Usługobiorca złoży oświadczenie o wypowiedzeniu umowy przed upływem 12-tego miesiąca trwania umowy,
   2. na jaki została automatycznie przedłużona, jeśli Usługobiorca złoży oświadczenie o wypowiedzeniu umowy po upływie 12-tego miesiąca trwania umowy.
3. Umowa niestandardowa ulega rozwiązaniu z upływem okresu na jaki została zawarta oraz na zasadach w niej przewidzianych.
4. Dla skuteczności wypowiedzenia Umowy wystarczające jest zachowanie formy dokumentowej (e-mail).
5. Niezależnie od powyższego Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym z winy Usługobiorcy, jeżeli Usługobiorca lub Użytkownik:
   1. pomimo upomnienia na piśmie lub w formie dokumentowej (e-mail) nie zastosuje się do upomnienia i/lub w dalszym ciągu narusza Regulamin, w szczególności wykorzystuje Usługę w sposób sprzeczny z jej przeznaczeniem (np. w celu popełnienia przestępstwa), oddaje dane autoryzacyjne osobie trzeciej do używania, obciąża prawami osób trzecich itp.
   2. bez uprzedniego upomnienia w razie naruszenia § 5 ust. 3 i 8-9 Regulaminu,
   3. bez uprzedniego upomnienia jeśli podaje informacje lub składa oświadczenia lub dokumenty niezgodne z faktycznym stanem rzeczy, stanem prawnym lub innymi składanymi oświadczeniami, w szczególności jeśli w ten sposób doprowadził do zawarcia umowy,

– w powyższych przypadkach Usługodawca może skorzystać z uprawnienia do natychmiastowego rozwiązania umowy w okresie 3 miesięcy od dnia stwierdzenia naruszenia i osoby odpowiedzialnej.

• 9. KOPIA ZAPASOWA I ZASADY PRZETWARZANIA I OCHRONY DANYCH

1. Rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy jest równoznaczne ze zleceniem Usługodawcy usługi trwałego usunięcia wszelkich danych przetwarzanych w Usłudze oraz wszelkich kont Usługobiorcy i jego Użytkowników.
2. Obowiązek regularnego wykonywania kopii danych i ich zabezpieczenia przed przypadkową utratą ciąży na Usługobiorcy i jest niezależny od obowiązków Usługodawcy w tym zakresie wynikających z odrębnych przepisów.
3. Usługobiorca wyrażą zgodę na udostępnienie przez Usługodawcę danych przetwarzanych w Usłudze jeśli obowiązek taki wynika z przepisów powszechnie obowiązujących, w szczególności na żądanie uprawnionych organów wymiaru sprawiedliwości. Usługodawca każdorazowo poinformuje Usługobiorcę o tym fakcie w ciągu 3 dni od dnia doręczenia takiego żądania organu uprawnionego, o ile przepisy prawa nie będą stały temu na przeszkodzie.
4. Szczegółowe zasady przetwarzania i ochrony danych (w tym osobowych) stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

• 10. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODĘ

1. W zakresie prawem dopuszczalnym wyłącza się odpowiedzialność Usługodawcy za wszelkie szkody związane z korzystaniem z Usługi, w tym za szkody wynikłe z braku możliwości korzystania z Usługi. W szczególności wyłącza się odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu:
2. rękojmi za wady/usterki świadczonej Usługi, w tym brak działania usługi niezależnie od ich charakteru i przyczyny,
3. za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy spowodowane siłą wyższą (tj. zdarzenie zewnętrzne, o charakterze nadzwyczajnym, któremu nie można zapobiec, nawet przy zachowaniu najwyższego stopnia staranności jak np. katastrofy naturalne, wojna, strajki, okresy stanów nadzwyczajnych, zarządzenia władz),
4. za treść lub poprawność danych wprowadzonych przez Usługobiorcę lub Użytkowników do Usługi i skutki z tym związane,
5. uzyskanie dostępu do Usługi przez osoby trzecie z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy lub jego Użytkowników, w szczególności przez ujawnienie danych autoryzacyjnych osobom nieupoważnionym,
6. za utratę danych z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy lub jego Użytkowników, w szczególności zaniechanie obowiązku regularnego wykonywania kopii zapasowych (§ 9 ust. 2 Regulaminu)
7. Usługodawca ponosi wobec Usługobiorcy odpowiedzialność za szkodę w granicach winy umyślnej i szkody rzeczywistej, z wyłączeniem utraconych korzyści, przy czym ustala się górną granicę odpowiedzialności Usługodawcy ma kwotę odpowiadającą 3-krotności aktualnie ponoszonej miesięcznej opłaty za zamówioną Usługę.
8. Za szkody wyrządzone Usługobiorcy naruszeniem przepisów RODO powodujących naruszenie bezpieczeństwa ochrony przetwarzanych danych osobowych Usługodawca ponosi wobec Usługobiorcy odpowiedzialność na zasadach ogólnych, przy czym o ile jest to dopuszczalne w świetle bezwzględnie obowiązujących przepisów RODO odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do wartości określonej w § 10 ust. 2 Regulaminu
9. Usługobiorca lub Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną Usługodawcy umyślnie oraz wskutek braku należytej staranności, w szczególności w razie naruszenia § 5 ust. 3, 8-9 Regulaminu.
10. Usługobiorca odpowiada za działania Użytkowników jak za działania własne.
11. W przypadku złożenia przez Usługobiorcę nieprawdziwego oświadczenia o posiadaniu statusu przedsiębiorcy (§ 2 pkt 1 Regulaminu) wprowadzając Usługodawcę w błąd, Usługobiorca będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Usługodawcy kary umownej w wysokości 500 zł. W przypadku poniesienia przez Usługodawcę szkody przewyższającej wysokość kary umownej, Usługodawca jest uprawniony do domagania się jej naprawienia oraz żądania odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.

• 11. REKLAMACJE
  1. Usługobiorca oraz Użytkownik ma prawo składać reklamacje dotyczące korzystania z Usługi w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od dnia zaistnienia okoliczności objętych reklamacją w formie:
  2. pisemnej na adres: Devcomm ICT, al. Warszawska 102/4, 20-824 Lublin,
  3. w formie dokumentowej na adres e-mail info@devcomm.pl.
  4. Reklamacja powinna zawierać:
  5. oznaczenie zgłaszającego (w tym imię, nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail, a w przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne nazwę, adres pocztowy, adres e-mail oraz dane osoby upoważnionej do załatwiania spraw związanych ze złożoną reklamacją);
  6. opis problemu będącego podstawą złożenia reklamacji.
  7. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni roboczych od daty ich otrzymania.
  8. O sposobie rozpoznania reklamacji Usługodawca powiadomi zgłaszającego Usługobiorcę lub Użytkownika na adres e-mail podany w zgłoszeniu reklamacji. Termin na rozpatrzenie reklamacji może ulec wydłużeniu, o czym zgłaszający Usługobiorca lub Użytkownik zostanie poinformowany na adres e-mail podany w zgłoszeniu reklamacji.

• 12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania na stronie https://kancelariaonline.com.pl/regulamin-uslugi/
2. Usługodawca ma prawo do zmiany Regulaminu w każdym czasie. O każdej zmianie Regulaminu Usługobiorca i Użytkownik zostanie powiadomiony pocztą elektroniczną na adres e-mail użyty do utworzenia konta Użytkownika lub w formularzu zamówienia, na co najmniej 10 (dziesięć) dni roboczych przed wejściem w życie tych zmian.
3. Odbiorca nie ma prawa do wypowiedzenia Regulaminu w przypadku zmian nieistotnych. Złożenie przez Usługobiorcę oświadczenia o braku akceptacji istotnych zmian Regulaminu, przed jego wejściem w życie powoduje rozwiązanie Umowy z ostatnim dniem poprzedzającym wejście w życie zmiany Regulaminu.
4. Za zmianę nieistotną uważa się w szczególności zmianę danych teleadresowych, zmianę sposobów komunikacji, zmianę firmy i siedziby Usługodawcy lub innych danych rejestrowych, zmiana wynikająca z reorganizacji struktury Usługodawcy, zmiana nie wpływająca na pozycję ekonomiczną Stron, zmiana dotycząca modyfikacji Usługi, w tym polegająca na dodaniu nowych funkcjonalności, zmiana wywołana przyczynami zewnętrznymi, które w obiektywny sposób uzasadniają potrzebę jej wprowadzenia, w tym zmiany wymuszone przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa lub zmiany takich przepisów, zmiana o charakterze redakcyjnym, czy sprostowanie omyłek pisarskich.
5. Nieważność niektórych postanowień Regulaminu nie ma wpływu na ważność i skuteczność pozostałych jego postanowień.
6. Usługobiorca jest uprawniony do utrwalenia treści Regulaminu przez wydrukowanie lub zapisanie na dowolnym trwałym nośniku danych.
7. Usługobiorca zobowiązany jest do powiadomienia Usługodawcy o każdej zmianie jego danych, w szczególności adresów (w tym e-mail) lub innych danych do doręczeń lub identyfikujących go.
8. Korespondencję kierowaną na wskazane przez Usługobiorcę dane kontaktowe uznaje się za skutecznie doręczoną.
9. Wszelkie spory powstałe w związku ze świadczeniem Usługi zostaną poddane rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.

 

Załączniki:

• Cennik usług
• Zasady przetwarzania danych osobowych i ich ochrona przy świadczeniu Usługi

Załącznik na 1 do Regulaminu

CENNIK

(obowiązuje od 01 lipca 2025 roku)

– do wskazanych poniżej kwot doliczany jest podatek VAT w oparciu o aktualnie obowiązującą stawkę VAT regulowaną przepisami powszechnie obowiązującymi.

L.p.	Czynność podlegająca opłacie	Stawka (zł netto)
1.	Umowa dostępu testowego (w całym okresie trwania)	0 zł
2.	Umowa terminowa odnawialna	Płatność miesięczna	Jednorazowa płatność za 12 miesięcy
a.	Pojedynczy (1 użytkownik, dane do 2 GB)	109 zł	1 068 zł (89 zł/mies.)
b.	Zespół 2 (do 2 użytkowników, dane do 10 GB)	190 zł	2 100 zł (175 zł/mies.)
c.	Zespół 5 (do 5 użytkowników, dane do 30 GB)	400 zł	4 440 zł (370 zł/mies.)
d.	Zespół 10 (do 10 użytkowników, dane do 50 GB)	699 zł	7 788 zł (649 zł/mies.)
3.	Dodatkowe miejsce na dane (rocznie)
a.	Pakiet 5 GB	150 zł
b.	Pakiet 10 GB	250 zł
4.	Usługi dodatkowe
a.	Wsparcia szkoleniowo – wdrożeniowe (druga i każda kolejna godzina w danym okresie rozliczeniowym)	150 zł
b.	Trwałe usunięcie wszelkich danych przetwarzanych przez Usługobiorcę w Usłudze (jednorazowo po zakończeniu umowy)	0 zł
c.	Doręczenie faktury pisemnej (każdorazowo) – w przypadku rezygnacji z faktury elektronicznej	20 zł

Załącznik nr 2 do Regulaminu

Zasady przetwarzania danych osobowych i ich ochrona przy świadczeniu Usługi

1. Usługodawca jest administratorem danych osobowych podanych przez Usługobiorcę celem zawarcia Umowy, w szczególności w zakresie danych takich jak: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres siedziby lub zamieszkania, numer rachunku bankowego – dotyczące będącego osobą fizyczną, danych osoby wskazanej do kontaktu przez Usługobiorcę oraz dane Użytkowników.
2. Usługodawca przetwarza ww. dane osobowe w charakterze administratora danych na potrzeby świadczenia Usługi, rozliczeń z Usługobiorcą, zabezpieczenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń powstałych w związku ze świadczeniem Usługi oraz do celów realizacji płatności za usługę we współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług płatniczych.
3. Usługodawca gromadzi i przetwarza informacje o częstotliwości korzystania z Usługi przez Usługobiorcę i Użytkowników.
4. Usługodawca przetwarza ww. dane osobowe jako administrator danych wyłącznie w zgodzie z  prawem i Umową, w  sytuacji gdy:
   1. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania Umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem Umowy, w zakresie: imię, nazwisko, adres zamieszkania lub siedziba osoby fizycznej, numer telefonu, adres e-mail, dane związane z zapłatą wynagrodzenia;
   2. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Usługodawcy jako administratorze danych;
   3. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, przy czym przetwarzanie na tej podstawie odbywa się pod warunkiem uprzedniego uzyskania zgody od ww. osoby, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności w celu e–mail marketingu (adres e-mail) lub telemarketingu (numer telefonu);
   4. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Usługodawcę jako administratora danych, w szczególności w zakresie rozwoju Usługi, dochodzenia roszczeń lub marketingu bezpośredniego produktów własnych.
5. Celem realizacji warunków świadczenia Usługi, Usługobiorca, w trybie art. 28 ust. 3 RODO, powierza Usługodawcy do przetwarzania dane osobowe przetwarzane w ramach Usługi, a Usługodawca zobowiązuje się do ich przetwarzania zgodnie z prawem i Regulaminem.
6. Przetwarzanie będzie wykonywane w okresie obowiązywania umowy.
7. Zakres powierzonych Przetwarzającemu do przetwarzania danych osobowych obejmuje: dane osobowe zwykłe oraz dane osobowe szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO.
8. Usługobiorca wyraża zgodę na dalsze powierzenie (tzw. podpowierzenie) przetwarzania danych osobowych podwykonawcom Usługodawcy.
9. Usługodawca oświadcza, że:
10. a) nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
11. b) zapewnia ochronę danych osobowych i podejmuje środki ochrony danych, o których mowa w art. 32 RODO.
12. c) zobowiązuje się do ograniczenia dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających odpowiednie upoważnienie, których dostęp do danych osobowych jest potrzebny dla świadczenia Usługi zgodnie z Regulaminem,
13. d) zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych zachowały je oraz sposoby ich zabezpieczenia w tajemnicy, przy czym obowiązek zachowania tajemnicy istnieje również po zakończeniu realizacji umowy oraz ustaniu zatrudnienia u Usługodawcy,
14. e) zobowiązuje się współpracować z Usługobiorcą w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane osobowe dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO, w szczególności poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne,
15. f) zobowiązuje się pomagać Usługobiorcy w wywiązywaniu się z obowiązków z obszaru ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 32–36 RODO (ochrona danych, zgłaszanie naruszeń organowi nadzorczemu, zawiadamianie osób dotkniętych naruszeniem ochrony danych, ocena skutków dla ochrony danych i uprzednie konsultacje z organem nadzorczym),
16. g) w sytuacji podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych, zobowiązuje się do:

– przekazania Usługobiorcy informacji dotyczących naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż 24 godziny od jego wykrycia, w tym informacji, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO,

– przeprowadzenia wstępnej analizy ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, i przekazania wyników tej analizy do Usługobiorcy niezwłocznie od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych,

– przekazania Usługobiorcy – na jego żądanie – wszystkich informacji niezbędnych do zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 34 RODO, niezwłocznie od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych.

10. Usługobiorca jest uprawniony do:
11. weryfikacji przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO oraz Regulaminu przez Usługodawcę, poprzez prawo żądania udzielenia wszelkich informacji dotyczących powierzonych danych osobowych,
12. przeprowadzania audytów lub inspekcji Usługodawcy w zakresie zgodności operacji przetwarzania z prawem i z Regulaminem. Audyty lub inspekcje, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, mogą być przeprowadzane przez podmioty trzecie upoważnione przez Usługobiorcę na jego wyłączny koszt i w terminie uzgodnionym uprzednio z Usługodawcą.
13. Po zakończeniu świadczenia Usługi Usługodawca trwale usuwa wszelkie dane osobowe i ich istniejące kopie, będące przedmiotem powierzenia, nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia umowy. Usługodawca, na wyraźne żądanie Usługobiorcy, o wykonaniu tej czynności informuje Usługobiorcę na wskazany przez niego adres e-mail.
14. We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Usługodawcą: Devcomm ICT, al. Warszawska 102/4, 20-824 Lublin, adres e-mail info@devcomm.pl .