Od 1 kwietnia 2025 podmioty niepubliczne zapisane do KRS, a od 01 października 2026 także podmioty wpisane do CEIDG będą zobligowane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń. Warto jednak już teraz pomyśleć o systemie do obsługi obiegu dokumentów w swoim podmiocie i wdrożyć system KancelariaOnline.
System KancelariaOnline, oprócz tego, że jest zintegrowany z e-Doręczeniami, skupia w sobie kilka dodatkowych funkcjonalności. Po pierwsze pozwala na zarządzanie zadaniami, wysyłkę wiadomości oraz na dostęp do dokumentów – wszystko jest w jednym miejscu, ale dostępne z dowolnej lokalizacji – wystarczy telefon lub komputer z dostępem do internetu. Po drugie dzięki wbudowanemu kalendarzowi szybko i łatwo możemy ustalić jakie my lub inny użytkownik mamy przypisane zajęcia, udostępnić kalendarz zainteresowanym osobom, wprowadzić zmiany w harmonogramie, przewidzieć czas potrzebny na kolejne podobne zadania. Łatwiej też zweryfikować, czy zaplanowane prace zostały zrealizowane, a dzięki przypomnieniom pamiętać o zadaniach do wykonania. Po trzecie wreszcie oszczędzamy czas na rutynowych czynnościach takich jak ewidencja obiegu dokumentacji, czy tworzenie raportów. KancelariaOnline nie jest systemem tak rozbudowanym jak systemy EZD, jego nauka nie jest skomplikowana, a jednocześnie posiada wszystko to co potrzebne w pracy administracyjnej.
