Jesteś tutaj: / Funkcjonalności systemu

Funkcjonalności systemu

Nowoczesne rozwiązania, bezpieczeństwo i przejrzysty układ treści
obsługa spraw, korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej, faktury i wiele więcej … – wszystko w jednym miejscu!

Komponenty systemu

  • Korespondencja

    Moduł Korespondencja pozwala na rejestrowanie przesyłek przychodzących i wychodzących z uwzględnieniem m.in. kanału przesyłania wiadomości, identyfikatora pisma, daty przesłania.  Dodatkowo w rejestrze jest możliwość przypisania pisma do sprawy, dodania treści wiadomości i notatki, załączników oraz komentarzy. Dane w kolumnach można sortować i filtrować.

  • Kalendarz

    Moduł Kalendarz daje możliwość tworzenia wielu kalendarzy, prywatnych i współdzielonych, które można wyświetlać jednocześnie lub osobno. Do kalendarzy można dodawać wydarzenia, do których z kolei można dodać opis i notatkę oraz przypisać sprawę z listy dostępnych spraw.

  • Sprawy

    Moduł sprawy dzieli się na dwa widoki: widok Sprawy, w którym widoczne są wszystkie sprawy i  widok Klienci, który wyświetla wszystkich klientów i przypisane do każdego klienta sprawy. Po wybraniu sprawy wyświetlane są jej szczegóły oraz przypisane do niej czynności. W szczegółach sprawy można dodać m.in. takie informacje jak fizyczne umiejscowienie akt sprawy, sygnatury akt, załączniki i komentarze, status oraz tagi, a także przypisać zaangażowane w tę sprawę osoby. W module tym istnieje także możliwość przeglądania powiązanej korespondencji i historii sprawy.

  • Pracownicy

    W zakładce Pracownicy przejrzeć można dotychczasowych i dodać nowych użytkowników systemu, dostępne informacje to m.in. email stanowiący login do systemu oraz telefon użytkownika.

  • Kontakty

    W module Kontakty przeglądać można i dodawać dane osób kontaktowych i firm, a także przeglądać dane teleadresowe wszystkich polskich sądów.

  • Faktury

    Zakładka Faktury umożliwia wystawianie, przeglądanie, przeszukiwanie i wydruk faktur. System pozwala na konfigurację różnych opcji, takich jak m.in.: daty i terminy, domyślne pozycje na fakturze, logo, typ dokumentu, rodzaje płatności, konta do przelewu, tekst w stopce.

  • Raporty

    Raporty to część systemu odpowiedzialna za tworzenie i dostarczanie informacji o kosztach poszczególnych spraw, w szczególności o dacie utworzenia kosztu i jego rozliczenia, powiązanej z kosztem sprawie.

  • Wiadomości E-mail

    Moduł wiadomości e-mail pozwala na podpięcie dowolnej skrzynki email, np. Google, odbieranie i wysyłkę wiadomości, dodawanie załączników.

  • Administracja systemem

    Administracja systemem obejmuje ustawienia systemowe (w które wliczają się m.in. metody wysyłki oraz ustawienia e-Doręczeń), a także ustawienia profilu użytkownika.

Wybrane komponenty – szczegóły

 

Moduł Kalendarz
Jedna z kluczowych funkcjonalności systemu – pozwala na szybkie dodawanie i przeglądanie zaplanowanych czynności i wydarzeń. Najważniejsze cechy kalendarza to:

  • szybkość i łatwość dodawania zdarzeń
  • możliwość tworzenia wielu kalendarzy i udostępniania ich różnym użytkownikom
  • synchronizacja z kalendarzem Google
  • różne widoki kalendarza (dzienny, tygodniowy, miesięczny)

Moduł Sprawy
Zdecydowanie najistotniejsza funkcjonalność, nadająca systemowi charakter oprogramowania dla prawników. Pozwala na sprawne zarządzanie sprawami, w tym:  

  • precyzyjny opis sprawy i dodanie załączników
  • przypisanie do sprawy klienta, osób prowadzących sprawę i stron zaangażowanych
  • dokładne określenie czasu przeznaczonego na sprawę
  • wyliczenie kosztu dla klienta i wystawianie faktur

Licznik czasu pracy

Jedna z najciekawszych funkcjonalności systemu, pozwala na zliczanie czasu pracy przeznaczonego na daną czynność. Cechy charakterystyczne licznika czasu pracy to:

  • przypisany do czynności przynależącej do danej sprawy
  • jedna czynność może mieć dodanych wiele czasów pracy
  • czasy dla danej czynności są sumowane

Wszystkie funkcjonalności

Zarządzanie kancelarią

  • Integracja z bazą danych REGON

    Integracja z bazą danych REGON umożliwia szybkie i łatwe wyszukiwanie i wczytywanie danych kontrahentów.

  • Współdzielone kalendarze

    Kalendarz pozwala kontrolować zadania – planować i weryfikować pracę pracowników, przewidywać czas potrzebny na podobne zadania.

  • System powiadomień o terminach

    W kalendarzu jest możliwość ustawienia przypomnień o zbliżających się terminach.

  • Ewidencja wydatków

    Kontrola nad czasem pracy poświęconym dla danego klienta pozwala na precyzyjne określenie kosztu współpracy oraz planowanie zarówno pracy jak i cen poszczególnych usług.

  • Moduł raportów

    System umożliwia automatyczne generowanie sprawozdań i wydruków.

  • Moduł kontakty

    Moduł kontakty pozwala zgromadzić wszystkie przydatne dane osobowe w jednym miejscu.

  • Rejestracja czasu pracy

    Dzięki wbudowanemu licznikowi możliwe jest precyzyjne określenie czasu poświęconego na daną czynność i wyliczenie kosztów dla klienta.

  • Fakturowanie

    System pozwala na wystawianie, wydruk i filtrowanie faktur, określanie szczegółowych ustawień, takich jak np. domyślne pozycje na fakturze, metody płatności.

Administracja systemem

  • Moduł resetowania hasła

    System pozwala w razie potrzeby na zresetowanie hasła.

  • Przedłużona sesja

    Moduł zapamiętywania hasła pozwala na przedłużenie sesji logowania.

  • Wielojęzyczność

    System daje możliwość ustawienia wielu tłumaczeń strony.

  • Nadawanie uprawnień użytkownikom

    Dzięki różnym uprawnieniom można precyzyjnie określić kto i do jakich dokumentów i funkcji ma dostęp.

  • Zarządzanie użytkownikami

    Możliwość dodawania i edycji danych użytkowników, w tym resetowania hasła, możliwość dodawania klientów do systemu, tak by mieli dostęp kalendarza, faktur i korespondencji związanych z ich sprawą.

  • Eksport danych

    System umożliwia eksport wszystkich lub wybranych raportów kosztowych i faktur.

  • Integracja z Google

    Istnieje możliwość połączenia kalendarza Google z kalendarzem w systemie z dwukierunkową komunikacją (import i eksport danych).

Korespondencja i sprawy

  • Integracja z systemem e-doręczeń

    E-doręczenia gwarantują bezpieczną komunikację i dostarczenie wiadomości do właściwej osoby.

  • Wielokryterialne wyszukiwanie

    Wielokryterialna wyszukiwarka pozwala na znalezienie wszystkich osób spełniających dane wymagania i wysłanie wiadomości do wielu użytkowników e-Doręczeń na raz.

  • Rejestr korespondencji

    System pozwala na rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dołączanie zeskanowanych dokumentów.

  • Dodawanie spraw

    System pozwala na dodawanie dokumentów i czynności do spraw.

  • Udostępnianie spraw klientom

    System umożliwia udostępnienie informacji o postępie sprawy klientom powiązanym z daną sprawą.

  • Integracja z e-mailem.

    System pozwala na podłączenie i obsługę dowolnej poczty e-mail, np. poczty Google.

  • Współdzielone kalendarze

    Kalendarze w systemie umożliwiają dzielenie się informacjami na temat zaplanowanych wydarzeń z wybranymi użytkownikami.

Bezpieczeństwo i zgodność

  • Responsywność

    System zapewnia możliwość pełnej obsługi z poziomu urządzeń stacjonarnych oraz mobilnych, wystarczy dostęp do internetu.

  • Certyfikat SSL

    Transmisja danych jest szyfrowana i  zabezpieczona dedykowanym certyfikatem SSL.

  • Dostępność cyfrowa

    system zapewnia zgodność z wymaganiami WCAG opisującymi dostępność cyfrową treści dostępnych w Internecie.

  • Dwuskładnikowe uwierzytelnienie

    System wykorzystuje mechanizm dwuskładnikowego uwierzytelnienia w panelu administratora w celu zapewnienia maksymalnego poziomu bezpieczeństwa.

  • Zgodność z ustawą

    System jest w pełni zgodny z ustawą o e-doręczeniach.

Filmy instruktażowe

Zapraszamy do zapoznania się z filmami instruktażowymi dotyczącymi korzystania z systemu KancelariaOnline. Przedstawiamy na nich proces dodawania: przesyłki przychodzącej, czynności i wydarzenia w kalendarzu. Zachęcamy również do zamówienia dostępu do demo i sprawdzenia systemu w praktyce.

Zobacz wszystkie filmy

Dane identyfikacyjne

Devcomm ICT
Al. Warszawska 102, lok. 4
20-824 Lublin
Kancelaria Radcy Prawnego
Radosław Śliżewski
ul. Chopina 17, lokal 2
20-023 Lublin

Dane kontaktowe

Kancelaria Radcy Prawnego
Radosław Śliżewski

Na skróty …

Aktualności

© Copyright – Devcomm ICT