Integracja z krajowym systemem e-Doręczeń (odbieranie i wysyłanie korespondencji oraz wielokryterialna wyszukiwarka interesantów).
Prowadzenie rejestrów korespondencji przychodzącej i wychodzącej z możliwością dołączenia skanów otrzymanych i wysyłanych dokumentów.
Obsługa współdzielonych i osobistych kalendarzy z możliwością wysyłania powiadomień o zbliżających się terminach wpisanych do kalendarza zdarzeń.
Dodawanie dokumentów, czynności, zadań do spraw. Ewidencja wydatków związanych z daną sprawą pozwalająca na szacowanie kosztów podobnych zleceń.
Od stycznia 2025 roku większość podmiotów publicznych, niektóre podmioty prywatne oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak np. radca prawny, adwokat, notariusz, będą zobligowane do korzystania z e-Doręczeń. Będąc jednym z tych podmiotów warto rozważyć zaopatrzenie się w system do obsługi komunikacji za pomocą adresu do doręczeń elektronicznych. System taki nie jest konieczny do działania e-Doręczeń, ale bardzo ułatwia pracę m.in. poprzez możliwość wyszukania wielu użytkowników jednocześnie i wysyłki wiadomości do wielu adresatów. Jeśli rozpatrują Państwo zakup prostego systemu do zarządzania procesami i dokumentacją, to warto wybrać taki, który jest połączony z e-Doręczeniami, ponieważ obowiązek posługiwania się nimi będzie docelowo dotyczył wszystkich podmiotów publicznych i prywatnych, a wygodnie jest mieć wszystkie narzędzia do obsługi firmy zintegrowane w ramach w jednego oprogramowania.
System KancelariaOnline pełni funkcję zarówno narzędzia do obsługi obiegu dokumentów w firmie, poświadczonej wysyłki pism do innych podmiotów, jak i narzędzia do planowania spotkań. Celem systemu KancelariaOnline jest usprawnienie procesu koordynowania zadaniami administracyjnymi, przyspieszenie obiegu dokumentów w jednostce organizacyjnej. System pozwala na błyskawiczny dostęp do potrzebnych dokumentów oraz umożliwia wysłanie korespondencji za pomocą e-Doręczeń. Dedykowany jest dla kancelarii prawnych i szkół, ale może być z powodzeniem stosowany wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z obiegiem dokumentów, planowaniem różnego rodzaju spraw i spotkań i gdzie jednocześnie, zgodnie z przepisami, nie jest wymagana rozbudowana instrukcja kancelaryjna.
System jest w pełni zgodny z Ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Służy do komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi, komunikacji firm i osób fizycznych z podmiotami publicznymi oraz komunikacji pomiędzy firmami.
Dla kogo są przeznaczone e-Doręczenia?
e-Doręczenie przeznaczone są zarówno dla podmiotów publicznych, firm, jak i osób prywatnych. Do korzystania z e-Doręczeń będą docelowo zobligowane wszystkie podmioty publiczne, firmy wpisane do rejestru KRS i CEiDG oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Osoby prywatne mogą, ale nie muszą korzystać z e-Doręczeń. Podobnie przedsiębiorcy zagraniczni (nie wpisani do KRS) prowadzący działalność w Polsce nie muszą, ale mogą (o ile posiadają polski NIP) korzystać z e-Doręczeń.
Od kiedy trzeba mieć e-Doręczenia?
Większość podmiotów publicznych będzie zobligowana do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od 1.1.2025. Ten sam termin dotyczy osób wykonujących zawody zaufania publicznego. Większość firm wpisanych do KRS będzie musiała korzystać z e-Doręczeń od 1.4.2025, a firm wpisanych do CEiDG dopiero od 1.10.2026. Pełny harmonogram dostępny jest na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.
Czym jest adres do doręczeń elektronicznych (ADE)?
Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) to unikalny i jednoznacznie przypisany do adresata i nadawcy adres, który wymaga potwierdzenia tożsamości właściciela podczas jego zakładania. Jest niezbędny do wysyłania i odbierania e-Doręczeń. Każdy podmiot ma jeden adres ADE, wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Nie jest to adres e-mail.
Struktura ADE wygląda następująco: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ
Dla każdej z tych trzech ról należy założyć oddzielny adres do e-Doręczeń:
1. osoba prywatna,
2. właściciel firmy,
3. osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego.
Czym jest baza adresów elektronicznych (BAE)?
Baza Adresów Elektronicznych jest rejestrem publicznym prowadzonym i zarządzanym przez ministra właściwego ds. informatyzacji, w którym gromadzone są adresy do doręczeń elektronicznych. Dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych mają wyłącznie podmioty korzystające z usług doręczeń elektronicznych. Do BAE może zostać wpisany adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dostarczaną przez usługodawców prywatnych). Osobiste adresy do e-Doręczeń są widoczne w bazie tylko dla podmiotów publicznych, obywatele i firmy nie mają wglądu w te dane. Natomiast dane firm są widoczne dla wszystkich użytkowników e-Doręczeń.
Na czym polega publiczna usługa hybrydowa e-Doręczeń?
Gdy odbiorca nie będzie miał adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (obecnie to Poczta Polska). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.
Usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna:
Tylko urzędy i inne podmioty publiczne mogą wysyłać dokumenty w usłudze hybrydowej.
Czy e-Doręczenia są darmowe?
Bezpłatna jest korespondencja: od obywateli i firm do podmiotów publicznych, pomiędzy podmiotami publicznymi. Korespondencja pomiędzy firmami jest płatna.
Jaką korespondencję urząd musi, a jaką może proawdzić za pomocą e-Doręczeń?
Za pomocą e-Doręczeń powinna być prowadzona ta korespondencja, do której urząd potrzebuje dowodów nadania i odebrania przesyłki, na przykład korespondencja której dotyczą przepisy kodeksu postępowania administracyjnego lub ordynacji podatkowej. Nie ma obowiązku, aby wysyłać za pomocą e-Doręczeń korespondencji nadawanej do tej pory listem zwykłym, której nadanie i odbiór nie muszą być odpowiednio udokumentowane.
Kim są dostawca publiczny i kwalifikowany dostawca usług?
Podmiot publiczny ma obowiązek korzystać z usługi Operatora Wyznaczonego (dostawca publiczny – Poczta Polska). Każdy inny podmiot i osoba fizyczna mają możliwość wyboru dostawcy usługi e-Doręczeń spośród dostawców prywatnych (kwalifikowani dostawcy usług) lub wyboru dostawcy publicznego. Lista dostawców kwalifikowanych jest dostępna pod adresem https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu
Jakie są skutki prawne posiadania skrzynki do e-Doręczeń?
Wpis do BAE (bazy adresów elektronicznych) wywołuje skutki prawne od dnia jego dokonania – wpis ten jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres, czyli od tego momentu korespondencja będzie co do zasady wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych. Należy pamiętać o regularnym logowaniu się do skrzynki doręczeń.
System EZD i KancelariaOnline – bezpłatny webinar
Gdzie trzeba wdrożyć e-doręczenia od nowego roku?
© Copyright – Devcomm ICT
